Les présentes conditions générales de prestation régissent les relations contractuelles entre le Laboratoire départemental de santé environnementale du Val-de-Marne (LDSE 94) et ses clientes et clients. Elles concernent la fourniture de prestations de services (analyses, prélèvements).

Le devis (intégrant les prestations détaillées, les prix unitaires HT, le nombre d’échantillons, le prix global HT, etc.), la convention ou le bon de commande, signé par la cliente, le client a valeur de contrat entre les deux parties. La signature du contrat ou le fait de passer commande par le simple dépôt d’échantillons, vaut acceptation entière et sans réserve des conditions générales de prestation.

 

Conditions de transport et d’acheminement

L’apport des échantillons est sous la responsabilité du client.

Cependant, le LDSE 94 peut proposer à son client d’assurer les prélèvements et l’acheminement des échantillons et, sur demande, la fourniture des matériels et produits nécessaires aux prélèvements.

Les échantillons sont acheminés dans des conditions et dans des délais tels que les qualités bactériologiques et physicochimiques des échantillons soient préservées (glacière munie de pain de glace ou plaques eutectiques ou camionnette réfrigérée). Le Laboratoire est responsable des échantillons dès leur prise en charge sur le lieu de collecte si le Laboratoire en assure le transport ou au Laboratoire si le client assure l’acheminement des échantillons.

L’échantillon reste, de sa prise en charge à sa destruction par le LDSE 94, la propriété du demandeur. Sauf cas exceptionnel, stipulé au préalable par le demandeur, aucun échantillon ne peut être retourné ou restitué.

 

Conditions d’acceptation des échantillons

Les échantillons doivent parvenir au laboratoire dans des conditions préservant leurs propriétés intrinsèques et en quantités nécessaires à la réalisation des analyses et représentatives du produit à analyser.

Les conditions d’acceptation des échantillons au LDSE 94 reposent sur :

  • Les conditions d’acheminement des échantillons : durée, conditions de transport, température à l’arrivée. Le LDSE 94 relèvera l’état de l’échantillon à son arrivée au Laboratoire : réfrigéré, congelé, non réfrigéré, chaud.
  • Le conditionnement des échantillons : emballage adapté pour conserver leur intégrité (boîtes, pour les prélèvements destinés à des analyses microbiologiques, des flacons stériles non détériorés)
  • L’identification claire et précise de chaque échantillon sur son emballage ou conditionnement
  • L’accompagnement des échantillons par un bon de commande d’analyse dûment complété (date de prélèvement, lieu de prélèvement, identification du client et des destinataires des résultats) et signé par le client permettant la correspondance avec les échantillons confiés
  • La quantité suffisante pour réaliser l’ensemble des analyses demandées

 

Prestations sous accréditation – Choix des méthodes

Le LDSE 94 réalise les analyses sous accréditation COFRAC selon les méthodes accréditées en vigueur.  La portée d’accréditation du LDSE 94 est disponible sur www.cofrac.fr sous le N° 1-1157.

Le rapport d’essai porte le logo COFRAC si au moins une méthode est appliquée sous accréditation.

Le LDSE 94 s’engage sur la qualité du résultat compte tenu de la mise en œuvre stricte et rigoureuse de la méthode accréditée. Dans le cas où le laboratoire ne peut pas réaliser l’analyse en respectant strictement l’application de la méthode, le résultat peut ne pas être rendu sous couvert de l’accréditation COFRAC et l’écart est mentionné sur le rapport d’essai. Le client en est informé au plus tôt.

Pour toute demande d’analyse ne spécifiant pas de méthode particulière et si deux méthodes sont possibles, le LDSE 94 se réserve le choix de la méthode d’analyse la plus appropriée à l’échantillon au moment où il réalise sa revue de la demande.

Lorsqu’un changement de méthode intervient au cours de l’exécution des travaux ayant fait au préalable l’objet d’un contrat ou d’un devis, le LDSE 94 en informe le client.

 

Prestations d’analyses confiées à des prestataires externes

Le LDSE 94 externalise les analyses qui ne sont pas de sa compétence ou qu’il ne peut temporairement pas assurer. Le LDSE 94 se réserve le choix du laboratoire prestataire en fonction des critères de compétence, d’accréditation, de proximité, de rapidité, de partenariat.

Dans ce cas, et dans la mesure du possible avant la mise en œuvre, et en tout état de cause sur le rapport d’essai, le LDSE 94 informe le client dès la communication du devis ou lorsque la situation l’exige ultérieurement à la prise en charge de l’échantillon. L’identité du laboratoire choisi est transmise au client sur sa demande.

Dans le cadre d’analyses accréditées COFRAC ou couvertes par un agrément, le laboratoire prestataire est également accrédité/agréé sur les analyses demandées (référence à l’annexe technique du laboratoire concerné). Le LDSE 94 reste responsable de la réalisation de la prestation. Les résultats seront joints au rapport d’essais du LDSE 94.

 

Déclaration de conformité - Incertitudes de mesure

La déclaration de conformité a une spécification exigée par la réglementation ou demandée par le client est couverte par l’accréditation si tous les paramètres analysés sont réalisés sous accréditation et ne l’est pas dans le cas contraire. Sauf demande particulière du client, dans les rapports d’essais il est mentionné « Pour déclarer, ou non, la conformité aux spécifications, il n’a pas été tenu compte de l’incertitude associée au résultat ».

Le LDSE 94 peut transmettre les incertitudes de mesure à la demande.

 

Rapports d’essais

Les prestations réalisées donnent lieu à l’édition de rapports d’essais adressés par voie électronique ou sur support papier (à la demande du client) dès la validation des résultats. Ces rapports comprennent l’ensemble des informations se rapportant à l’échantillon analysé.

En cas de transmission électronique, une convention de preuve est établie lors du contrat. Les parties acceptent et reconnaissent qu'un rapport d’essais sur support électronique, a force probante au même titre qu'un exemplaire sur support papier signé de façon manuscrite.

Le LDSE 94 autorise ses clients à reproduire les rapports d'essais à condition qu'ils soient dupliqués intégralement et que la référence d'accréditation ne soit pas masquée, une mention restrictive est visible en pied de page de nos modèles de rapports.

Toute demande de modification du rapport d’essais après validation, en cas d’erreur du fait du client ou du laboratoire, pourra faire l’objet d’un rapport amendé qui annulera et remplacera le précédent. Une mention sur le rapport amendé permet d’identifier sans ambiguïté les modifications apportées au rapport initial, que le client doit détruire.

 

Confidentialité

Les règles de la confidentialité appliquées au LDSE 94 garantissent la communication des résultats au seul client, sauf instruction spécifique écrite et signée de sa part. Le Laboratoire s’engage à ne divulguer aucune information liée aux clients, à l’exception de ce qui relève d’une obligation réglementaire ou imposée au laboratoire. En particulier, des dossiers d’analyses peuvent être consultés lors des audits interne et COFRAC, les auditeurs s’engagent à la confidentialité.

 

Facturation et délai de paiement

Chaque dossier fait l’objet d’une facture transmise par la paierie départementale.

Chaque apport de prélèvements donne lieu à l’ouverture d’un dossier associé à une facture. Le LDSE 94 peut être amené à facturer, en sus, des frais de gestion supplémentaires (frais d'emballage et de port).

Les tarifs du LDSE 94 sont révisés au 1er janvier de chaque année, conformément à la délibération du Conseil départemental du 09 mars 2015 relative aux modalités d’établissement des prix unitaires pour les prestations assurées par le laboratoire.

Les factures ou relevés de factures établis par le LDSE 94 doivent être acquittés auprès de la paierie départementale dans un délai de 30 jours à compter de la réception du volet du titre de la recette valant avis des sommes à payer. Passé ce délai de 30 jours, une mise en demeure informe le débiteur qu’un défaut prolongée paiement l’expose à des mesures forcées, pouvant donner lieu à des frais complémentaires.

En l'absence de recouvrement constatée par Monsieur le Payeur Départemental, le Laboratoire peut décider de ne plus accepter de prélèvements ou de ne plus communiquer les résultats jusqu'au règlement des sommes dues.

 

Litige - réclamation

En cas de litiges relatifs à l’exécution des travaux, les parties s’efforceront de résoudre leur différend à l’amiable, avant de recourir, en cas de désaccord persistant, à la juridiction territorialement compétente.

Le LDSE 94 instruit les réclamations des clients par écrit selon ses dispositions qualités et s’engage, dans la mesure du possible à tenir le client informé des suites données. Le processus de réclamation peut être mis à disposition sur demande.